Gestire gli utenti

Questa pagina descrive le procedure operative per la gestione degli utenti dell’agenzia in RISKASS: come aggiungere nuovi collaboratori, configurare ruoli e permessi, e rimuovere utenti che non fanno più parte del team.

Aggiungere un nuovo collaboratore

Per aggiungere un nuovo utente all’agenzia:

1. Accedi alla sezione Gestione Utenti dalla sidebar di RISKASS con un account amministratore.
2. Seleziona Aggiungi utente (o il pulsante equivalente).
3. Compila i dati richiesti:
   • Nome e cognome del collaboratore.
   • Indirizzo email che verrà utilizzato come credenziale di accesso.
   • Ruolo da assegnare (Amministratore Agenzia, Agente, Front Office, Back Office o Collaboratore).
4. Configura i permessi di visibilità (descritti nella sezione successiva).
5. Conferma la creazione dell’account.

Il nuovo utente riceverà le credenziali di accesso e potrà effettuare il login a RISKASS.

Impostare il ruolo

Al momento della creazione (o successivamente), è possibile assegnare a ciascun utente uno dei cinque ruoli disponibili:

Amministratore Agenzia

Il ruolo di Amministratore Agenzia conferisce l’accesso completo a tutte le funzionalità della piattaforma, incluse:

• Gestione utenti (aggiunta, modifica, rimozione di collaboratori).
• Accesso alle impostazioni dell’agenzia e alle integrazioni.
• Visibilità totale su tutti i clienti, prospect e attività dell’agenzia.
• Accesso ai report e alle metriche aggregate.
• Caricamento MUP e modifica dati aziendali.

Agente

Il ruolo di Agente è pensato per subagenti e responsabili commerciali:

• Gestione utenti del team (aggiunta e modifica profili).
• Modifica dei dati aziendali e caricamento MUP.
• Accesso a tutte le funzionalità operative (Chat AI, Questionari, Comparatore, CGA Explorer).
• Gestione dei clienti assegnati (o di tutti, in base ai permessi).

Front Office

Il ruolo di Front Office è destinato al personale di accoglienza e gestione diretta dei clienti:

• Gestione clienti (creazione, modifica, consultazione anagrafiche).
• Visualizzazione report dei questionari.
• Accesso alle funzionalità operative (Chat AI, Questionari, Comparatore, CGA Explorer).

Il front office non ha accesso alla gestione utenti, al caricamento MUP né alla modifica dei dati aziendali.

Back Office

Il ruolo di Back Office è dedicato alla gestione documentale e all’elaborazione dati:

• Gestione e organizzazione della documentazione.
• Elaborazione dati a supporto delle attività operative.
• Accesso alle funzionalità operative (Chat AI, Questionari, Comparatore, CGA Explorer).

Il back office non ha accesso alla gestione utenti, al caricamento MUP né alla modifica dei dati aziendali.

Collaboratore

Il ruolo di Collaboratore è il livello di accesso più limitato:

• Chat AI con Charlie.
• Invio e gestione dei questionari per i propri clienti.
• Utilizzo del Comparatore Polizze.
• Consultazione del CGA Explorer.
• Gestione dei clienti assegnati (o di tutti, in base ai permessi).

Il collaboratore non ha accesso alla sezione Gestione Utenti, alle impostazioni dell’agenzia, al caricamento MUP né alla modifica dei dati aziendali.

Configurare la visibilità

Per ciascun utente (ad eccezione dell’Amministratore Agenzia), è possibile configurare due impostazioni di visibilità:

Visibilità clienti

Questa impostazione determina quali clienti il collaboratore può visualizzare nell’anagrafica:

• Tutti i clienti — Il collaboratore vede l’intera anagrafica dell’agenzia, inclusi i clienti gestiti da altri collaboratori.
• Solo i propri clienti — Il collaboratore vede esclusivamente i clienti a lui assegnati.

Visibilità chiamate

Questa impostazione controlla l’accesso allo storico del centralino telefonico tramite la Chat AI:

• Tutte le chiamate — Il collaboratore può consultare lo storico completo delle chiamate del centralino dell’agenzia.
• Solo le proprie chiamate — Il collaboratore vede esclusivamente le chiamate associate al proprio interno.

Modificare un utente esistente

Per modificare il ruolo o i permessi di un utente già presente nel sistema:

1. Accedi alla sezione Gestione Utenti.
2. Individua l’utente nella lista e seleziona l’opzione di modifica.
3. Modifica il ruolo o i permessi di visibilità secondo necessità.
4. Salva le modifiche.

Le modifiche ai permessi hanno effetto immediato: al successivo caricamento della piattaforma, l’utente vedrà applicata la nuova configurazione.

Rimuovere un utente

Per rimuovere un collaboratore dall’agenzia:

1. Accedi alla sezione Gestione Utenti.
2. Individua l’utente nella lista.
3. Seleziona l’opzione di rimozione e conferma l’operazione.

Attenzione

Prima di rimuovere un utente, verifica che non abbia clienti attivi assegnati esclusivamente a lui. Se il collaboratore gestisce un portafoglio clienti, riassegna i clienti a un altro operatore prima della rimozione, per evitare che restino orfani di un referente. Le raccomandazioni e le attività già registrate dall’utente rimarranno nel sistema.

Riepilogo permessi

Impostazione	Valore	Effetto
Amministratore Agenzia	—	Accesso completo, gestione utenti e impostazioni.
Agente	—	Gestione team, dati aziendali e MUP. Accesso operativo completo.
Front Office	—	Gestione clienti e visualizzazione report. Nessun accesso amministrativo.
Back Office	—	Gestione documenti e dati. Nessun accesso amministrativo.
Collaboratore	—	Accesso operativo base, senza gestione utenti.
Visibilità clienti: tutti	Attivo	L’utente vede tutti i clienti dell’agenzia.
Visibilità clienti: solo propri	Attivo	L’utente vede solo i clienti assegnati a lui.
Visibilità chiamate: tutte	Attivo	L’utente vede tutte le chiamate del centralino.
Visibilità chiamate: solo proprie	Attivo	L’utente vede solo le proprie chiamate.

Consiglio

Per le agenzie di piccole dimensioni con 2-3 collaboratori, abilitare la visibilità completa su clienti e chiamate favorisce la collaborazione e la copertura reciproca. Per le agenzie più strutturate con portafogli dedicati, la visibilità limitata ai propri clienti garantisce riservatezza e focus operativo.