Privacy e GDPR

La normativa europea sulla protezione dei dati personali (GDPR) richiede che ogni raccolta di dati sia preceduta dall’informativa sulla privacy. RISKASS integra questa esigenza direttamente nel flusso di invio dei questionari, garantendo che nessun questionario possa essere compilato senza che il cliente abbia prima visualizzato e accettato la privacy policy dell’agenzia.

Perché la privacy policy è obbligatoria

I questionari di analisi del rischio raccolgono dati personali sensibili dei clienti: informazioni anagrafiche, patrimoniali, sanitarie, professionali e familiari. Il GDPR impone che il titolare del trattamento (l’agenzia assicurativa) fornisca un’informativa chiara e completa prima di procedere alla raccolta.

RISKASS rende questo requisito parte integrante del processo:

• Nessun questionario può essere inviato se l’agenzia non ha configurato la propria privacy policy.
• Il cliente visualizza l’informativa prima di accedere al questionario.
• Il consenso viene registrato dal sistema come prova documentale dell’avvenuta informativa.

Attenzione

L’assenza della privacy policy blocca completamente la funzionalità di invio questionari. È indispensabile configurarla prima di iniziare a utilizzare il modulo Questionari.

Configurazione iniziale

Al primo tentativo di invio di un questionario, se la privacy policy non è ancora configurata, il sistema mostrerà automaticamente la schermata di configurazione con due opzioni.

Opzione 1: Generazione automatica con AI

La modalità più rapida. L’intelligenza artificiale genera una privacy policy completa e conforme al GDPR utilizzando i dati della tua agenzia.

Dati obbligatori:

Campo	Descrizione	Esempio
Nome Agenzia	Ragione sociale dell’agenzia	Assicurazioni Rossi S.r.l.
Indirizzo / Sede	Indirizzo completo della sede legale	Via Roma 123, 20100 Milano (MI)
Email	Indirizzo email ufficiale dell’agenzia	info@assicurazionirossi.it
Telefono	Numero di telefono dell’agenzia	02 1234567

Dati opzionali (consigliati):

Campo	Descrizione	Esempio
PEC	Indirizzo di posta elettronica certificata	assicurazionirossi@pec.it
N. RUI	Numero di iscrizione al Registro Unico degli Intermediari	A000123456
Data RUI	Data di iscrizione al RUI	15/03/2010

Per generare la privacy policy con AI:

1. Clicca su Genera Privacy Policy.
2. Compila i campi richiesti con i dati della tua agenzia.
3. Clicca su Genera.
4. Il sistema produce il testo completo della privacy policy.
5. Rivedi il testo generato e conferma.

Consiglio

Inserire anche i dati opzionali (PEC, N. RUI, Data RUI) rende la privacy policy più completa e professionale, dimostrando trasparenza e conformità normativa.

Opzione 2: Inserimento manuale

Se la tua agenzia dispone già di una privacy policy redatta dal proprio consulente legale o DPO, puoi inserirla manualmente nel sistema.

1. Clicca su Aggiungi a mano.
2. Incolla o digita il testo completo della privacy policy nell’editor.
3. Conferma il salvataggio.

Questa opzione è consigliata quando:

• L’agenzia ha una privacy policy personalizzata redatta da un professionista.
• Sono necessarie clausole specifiche non coperte dalla generazione automatica.
• Il DPO dell’agenzia richiede un testo con formulazioni particolari.

Cosa vede il cliente

Quando un cliente accede al questionario (tramite email, link, QR code o intervista diretta), il flusso è il seguente:

1. Visualizzazione dell’informativa — Il cliente visualizza il testo integrale della privacy policy dell’agenzia.
2. Accettazione — Il cliente deve accettare esplicitamente l’informativa per procedere.
3. Accesso al questionario — Solo dopo l’accettazione, il questionario diventa accessibile per la compilazione.

Il consenso del cliente viene registrato dal sistema con data e ora, costituendo prova documentale dell’avvenuta informativa ai sensi del GDPR.

Nota

Il cliente non può compilare il questionario senza accettare la privacy policy. Se il cliente non accetta, il questionario non viene visualizzato e la campagna resta nello stato “in attesa”.

Aggiornare la privacy policy

Le esigenze normative e aziendali possono evolvere nel tempo. Per aggiornare la privacy policy:

1. Accedi alle impostazioni del modulo Questionari.
2. Individua la sezione dedicata alla privacy policy.
3. Modifica il testo esistente o genera una nuova versione tramite AI.
4. Salva le modifiche.

Le modifiche alla privacy policy hanno effetto immediato:

• Tutti i nuovi invii utilizzeranno la versione aggiornata.
• I questionari già inviati e non ancora compilati mostreranno la nuova versione al momento dell’accesso del cliente.
• I questionari già compilati restano associati alla versione della privacy policy accettata al momento della compilazione.

Attenzione

La privacy policy deve essere sempre accurata, aggiornata e conforme alla normativa vigente. RISKASS fornisce gli strumenti per la gestione tecnica, ma la responsabilità del contenuto dell’informativa resta in capo al titolare del trattamento (l’agenzia). In caso di dubbi, consultare il proprio DPO o consulente legale.

Requisiti per la conformità

Per garantire la piena conformità GDPR nell’utilizzo dei questionari, assicurati che:

• La privacy policy sia sempre configurata prima di iniziare l’invio dei questionari.
• I dati dell’agenzia siano corretti e aggiornati (ragione sociale, indirizzo, contatti).
• Il testo dell’informativa sia completo e copra le finalità specifiche del trattamento dati tramite questionari.
• L’informativa venga aggiornata tempestivamente in caso di modifiche normative o organizzative.
• I riferimenti del DPO (se nominato) o del titolare del trattamento siano chiaramente indicati.

Consiglio

Pianifica una revisione della privacy policy almeno una volta all’anno, o in occasione di ogni aggiornamento normativo rilevante. Un’informativa aggiornata è indice di professionalità e tutela sia l’agenzia che i clienti.